Auditoria empresarial: 5 passos para realizar!

Segurança e transparência são valores buscados por empresas de diversos segmentos. A auditoria empresarial é uma ferramenta essencial para garantir a análise precisa das informações contábeis e dos controles organizacionais.

Por meio dela, é possível obter um maior nível de controle dos dados do negócio e garantir que tudo se dê dentro das diretrizes da companhia e das legislações aplicáveis ao negócio. A auditoria empresarial também se relaciona à gestão da qualidade dentro da organização.

Porém, pode ser difícil colocá-la em prática e, principalmente, encontrar as ferramentas mais indicadas para a tarefa. Pensando nisso, preparamos este conteúdo. Boa leitura!

Qual é a importância de uma auditoria empresarial?

A auditoria empresarial é especialmente importante por se tratar da verificação efetiva de procedimentos contábeis, fiscais ou de outra natureza. Sua principal função é identificar e combater problemas que afetam o desenvolvimento da companhia e checar a eficiência de procedimentos internos.

É importante notar que os trabalhos de auditoria podem ser realizados internamente, pelos próprios colaboradores, ou externamente, com profissionais especializados nesse tipo de operação. Seus resultados vão informar aos gestores o estado atual da empresa, facilitando a identificação da necessidade de ajustes.

A auditoria fornece uma visão do negócio como um todo e minimiza a possibilidade de fraudes. Muitas pessoas acreditam que as auditorias só são realizadas em momentos de crise financeira dentro da companhia, mas não é somente nesse cenário — é possível mapear, por meio de ocorrências regulares, falhas no controle interno e prover aos gestores ações práticas para mitigá-las.

Quais são os principais passos para a realização?

Agora que já sabemos o que é a auditoria empresarial na teoria, vamos conhecer mais sobre os principais passos da implantação.

1. Mapear os processos

Os trabalhos devem iniciar com um mapeamento minucioso dos processos existentes, sejam eles financeiros, sejam eles contábeis, sejam eles de qualquer outra natureza. Assim, é preciso listar todas as práticas executadas pelas empresas e pelo departamento auditado.

Se estivermos falando do financeiro, por exemplo, a auditoria empresarial vai incluir diversos fatores, como os seguintes:

  • gerenciamento do fluxo geral de caixa;
  • pagamento dos prestadores de serviço e fornecedores;
  • administração das contas a pagar e a receber;
  • transferências e conciliações bancárias;
  • gerenciamento dos inadimplentes.

O objetivo, aqui, é esquematizar de forma precisa todos esses procedimentos em uma representação gráfica e intuitiva das tarefas. Dessa maneira, o fluxo de todas essas rotinas empresariais poderá ser visualizado de forma mais clara e abrangente.

2. Identificar os riscos

Após o mapeamento, o próximo passo se relaciona à análise de cada uma das rotinas empresariais ali listadas. Assim, será possível identificar os riscos existentes por meio de um estudo cuidadoso, buscando erros e deficiências que não estejam de acordo com o que foi determinado pelas normas aplicáveis.

Ao realizar essa identificação, é essencial o acompanhamento dos líderes da organização junto aos colaboradores — já que os últimos terão um nível de percepção mais apurado sobre atividades específicas.

3. Reforçar os controles internos

Após a identificação dos riscos relacionados ao seu negócio e do seu impacto hipotético nos processos da companhia, a próxima etapa é o reforço dos sistemas de controle interno para mitigar essas ameaças de forma efetiva.

Assim, é hora de verificar quais serão as ferramentas utilizadas para assegurar que as suas rotinas financeiras e contábeis não apresentem deficiências e fluam de acordo com as diretrizes e metas. Podemos citar alguns tipos de controle interno — cada um deles com contribuições diferentes:

  • relatórios financeiros personalizados;
  • planilhas;
  • autenticações eletrônicas;
  • conciliações;
  • organizações de tabelas complexas;
  • automatização de tarefas.

Podemos trabalhar com um exemplo prático para esclarecer essa etapa: vamos supor que estejamos lidando com uma rotina de pagamento de alguns fornecedores específicos. Após a verificação dos métodos de repasse de valores, identificamos que um dos riscos relacionados é a possibilidade de duplicar esses pagamentos.

A partir daí, será possível sanar o problema com um dos controles internos da empresa. Assim, uma solução digital que automatize as tarefas, elimine os erros humanos e ainda gere relatórios personalizados vai garantir que a rotina seja otimizada a partir daquele momento, combatendo efetivamente o problema.

Um lado importante dos controles internos é que eles são versáteis e podem ser estendidos a outras áreas da empresa, além das funções financeira e contábil. Desse modo, todo o cotidiano operacional do negócio será otimizado, gerando indicadores de performance dos colaboradores, por exemplo.

4. Testar os controles internos

Agora que já sabemos o que são e como funcionam os controles internos de uma organização, os responsáveis pela auditoria empresarial podem se ocupar da missão de aplicá-los na prática. O objetivo principal, aqui, é verificar a eficiência geral dos controles de acordo com os riscos identificados.

Assim, utilizando soluções tecnológicas de ponta, os gestores otimizarão os processos de auditoria e testarão suas funcionalidades de acordo com as necessidades do negócio.

Se os auditores verificarem que certos controles internos não são eficientes o bastante para corrigir determinado problema, é possível mapear essas deficiências e contar com a parceria de consultores especializados na área de tecnologia para otimizar todo o processo — veremos mais sobre isso adiante.

5. Analisar os resultados

A auditoria empresarial é, também, um tipo de cultura organizacional que pode ser estendido a todos os outros setores, reunindo evidências e analisando os resultados obtidos nos processos. Ao final do procedimento, fica mais fácil sugerir as melhores práticas para combater os riscos e suas soluções imediatas.

É importante notar que os objetivos de uma auditoria financeira não estão exclusivamente relacionados ao ato de apontar erros e culpados. Esse período não precisa ser traumatizante para os colaboradores, que costumam associar esse procedimento a cortes futuros na organização.

Assim, a auditoria é, também, uma ação preventiva que pode ser aplicada de forma contínua para otimizar as rotinas. Os resultados de um trabalho bem-sucedido vão proporcionar:

  • sustentabilidade geral do negócio;
  • aumento das oportunidades;
  • diminuição dos erros humanos;
  • instruções efetivas que orientem com mais precisão o trabalho dos colaboradores.

Como uma empresa especializada pode ajudar?

Parceiros especializados podem otimizar as operações do seu negócio com o desenvolvimento de sistemas destinados à integração com os softwares de gestão já implantados, por exemplo. Isso vai ajudá-lo a agilizar as auditorias empresariais e a gerar vantagem competitiva.

Uma ferramenta, como o Lean 5S, vai fornecer um painel simplificado com acesso direto às auditorias, com visualização prática dos resultados. Além disso, os gestores podem acompanhar os resultados em tempo real.

Com essa eficiente solução tecnológica, é possível personalizar as auditorias, desenvolvendo modelos próprios para operar. Todas as tarefas são automatizadas pelo sistema para possibilitar a visualização rápida dos resultados.

Além disso, a ferramenta ainda pode ser utilizada pelo próprio smartphone — uma solução especialmente indicada para empresas que estimulem a mobilidade corporativa. Por fim, o Lean 5S trabalha com modelos de auditoria padrão Gemba e Office.

Percebeu como uma auditoria empresarial é importante para colocar os seus negócios em ordem? Ainda vimos que ferramentas tecnológicas de ponta podem otimizar todo o processo e facilitar a vida dos colaboradores e dos líderes da organização.

Quer saber mais sobre auditorias empresariais e como a tecnologia pode otimizar esses processos? Então, entre em contato conosco e conheça o nosso trabalho!

Rodrigo Cavallari

Sobre Rodrigo Cavallari

Desenvolvedor de software, trabalha com Desenvolvimento há 3 anos e respira programação.

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