Conheça os princípios do desenho de processos

Um problema recorrente, mesmo entre empresas situadas em campos muito diversos de atuação, é a falta de objetividade nos procedimentos realizados. Tarefas pouco práticas impactam negativamente na produtividade e na capacidade de gerar vantagem competitiva para o negócio. Para solucionar esse dilema, o desenho de processos é uma ótima forma de traçar novamente as metas mais apropriadas.

A ideia, aqui, é mapear o fluxo contínuo de trabalho para entender como certas atividades continuam sendo desempenhadas e o que pode ser melhorado ou eliminado. Em outras palavras, o desenho de processos parte de uma série de ajustes determinados a otimizar a rotina das organizações.

Porém, muitos gestores podem não saber exatamente como aplicar essas práticas em sua empresa. Pensando nisso, preparamos um post especial com os princípios do desenho de processos. Acha que a sua empresa precisa se reinventar para produzir resultados? Então, continue conosco!

Determinar seus objetivos

Sabemos que os processos têm finalidades específicas, por mais que algumas das resoluções variem de acordo com o segmento das empresas e suas cadeias de valores. Porém, não é raro encontrar muitas empresas que ainda contam com determinadas atividades que ninguém sabe muito bem o porquê de continuarem sendo executadas. “É a tradição por aqui” geralmente é a resposta.

Portanto, os líderes de equipe devem se perguntar: por que esse processo existe? Ele gera valor ao negócio? Nesse momento, é importante considerar o estado atual da empresa e a sua rede de fornecedores, parceiros e prestadores de serviços em geral.

Além disso, outro fator que influencia a determinação de objetivos é a própria cultura organizacional, que abrange as metas, diretrizes e formas de execução do trabalho. O desenho de novos processos influenciará a rotina empresarial dali em diante e eliminará a realização de trabalhos que pouco agregam às estratégias do negócio.

Agregar valor ao cliente

Para entender bem esse princípio, é necessário tentar pensar como o cliente: o quão inclinado esse consumidor se sente a pagar por uma determinada atividade? Isso não precisa ser feito por mera intuição, já que hoje contamos com inúmeras ferramentas para coletar opiniões, como as próprias redes sociais e enquetes virtuais.

Quando determinadas atividades não agregam valor ao cliente, devem ser eliminadas no desenho de um novo processo logo de cara. Um dos principais diferenciais desse instrumento é poder se limitar ao que seja estritamente necessário para o crescimento do negócio.

Reduzir atrasos em Handoffs

Handoff é um termo utilizado para identificar uma troca de responsabilidade entre diferentes equipes — quando uma tarefa ou informação passa de um ponto a outro. Esse é um ponto especialmente crítico para uma empresa, já que gera algum risco de atraso ou ineficiência nas entregas finais.

Um bom sistema de gestão, integrado ao desenho dos novos processos, garantirá um controle rigoroso das rotinas produtivas. Erros típicos de Handoff, como a realocação de um determinado profissional para outra área, serão devidamente evitados pela tecnologia e as alterações serão comunicadas aos líderes por meio do workflow.

Evitar a automação indiscriminada

Com as facilidades conferidas pela automação de processos, muitos gestores acabam pecando pelo excesso: ou seja, processos antigos ineficientes e repletos de falhas são automatizados do modo como a empresa se acostumou a conduzi-los de forma manual.

Para combater a perpetuação de más práticas é importante especificar no desenho de processos a possibilidade de contar com parceiros qualificados na área de tecnologia. Desse modo, sua empresa conseguirá implementar as soluções automatizadas de tal modo que os produtos finais levem em consideração a gestão da qualidade.

Padronizar os processos de negócio

A padronização de processos é um conjunto de procedimentos destinados a organizar e formalizar as tarefas, desenvolvendo um padrão específico a ser seguido por todos os colaboradores. Suas principais vantagens são:

  • facilidade nas operações, já que processos padronizados representam sequências de tarefas mais simples de serem conhecidas e memorizadas, aumentando a produtividade;
  • menos dúvidas e menos erros por parte dos colaboradores;
  • maior qualidade em produtos e serviços, melhorias repassadas aos clientes;
  • redução de custos com a esquematização das atividades a serem desempenhadas.

Documentar os processos atuais

O registro devido dos processos pode ser feito de forma gráfica, para que todos os colaboradores entendam as etapas. Uma ferramenta bastante utilizada é o fluxograma, que fornece a visualização prática do mapeamento.

Essa representação ajuda a delimitar a natureza das alterações a serem implementadas na organização. Dois cenários podem ser documentados:

  • por meio de um desenho interfuncional, que abranja todo o processo e implique em mudanças de longo prazo;
  • pela centralização em um problema específico, de forma a operar com um escopo reduzido e centralizado em um determinado fluxo de trabalho.

Identifique e valide melhorias ao desenho de processos

As inconformidades, atrasos e gargalos encontrados são diretamente identificados para que a empresa possa implantar as melhorias correspondentes. É essencial priorizar atividades mais críticas, que estejam diretamente conectadas à experiência do cliente.

Para conseguir isso, diversas ferramentas de aprimoramento podem ser adotadas nessa etapa. Podemos elencar algumas delas:

  • ciclo PDCA, instrumento dedicado à melhoria por meio de 4 ações próprias (planejar, fazer, verificar e agir);
  • 5W2H, que registra de forma otimizada como as ações serão executadas ao especificar como, quando, onde, por quê, quem e quanto realmente custarão os procedimentos para a organização;
  • diagrama de Ishikawa (também conhecido como espinha de peixe), que se concentra nos níveis de qualidade dos processos e procura identificar as causas de determinadas falhas ou deficiências;
  • matriz GUT, ferramenta que ajuda os gestores a priorizarem os problemas mais críticos e ainda fornece meios de enfrentá-los conforme a urgência e gravidade desses processos.

Para incrementar o seu desenho de processos, é uma ótima ideia contar com parceiros de alto nível na área de tecnologia. Dessa forma, seu negócio trabalha com ferramentas personalizadas em formato de software, independentemente do porte da sua companhia.

Assim, será possível centralizar a gestão de pessoas e informações de forma colaborativa e customizável. Será mais fácil acompanhar as metas do seu desenho de processos e implementá-las de forma mais precisa.

E aí, curtiu o post e quer continuar lendo sobre gestão e tecnologia? Então, aproveite a visita e confira o nosso post sobre fluxogramas de processos empresariais e seus benefícios!

Rodrigo Cavallari

Sobre Rodrigo Cavallari

Desenvolvedor de software, trabalha com Desenvolvimento há 3 anos e respira programação.

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