Entenda a importância da gestão de projetos

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Com a crescente competitividade no mercado, muitas empresas procuram por soluções que possam diminuir os riscos, agilizar os processos e aumentar os lucros. Para que isso aconteça, é preciso saber qual é a importância da gestão de projetos e como a aplicação desse conceito impactará o seu negócio.

Afinal, contar com bons gestores e uma equipe alinhada com os objetivos da empresa pode trazer muitas vantagens para a sua organização, como um bom controle financeiro e a adequação dos seus produtos e serviços de acordo com as demandas do mercado.

Quer saber mais sobre a gestão de projetos e como aplicá-la na sua empresa? Confira este artigo que preparamos para você!

O que é gestão de projetos?

A gestão de projetos consiste na tomada de estratégias e decisões que têm como objetivo melhorar os processos da empresa. Com isso, são levados em consideração os prazos de execução, os custos, os padrões de qualidade utilizados, entre outros. Assim, é possível coordenar tudo o que é feito na organização, acompanhando todas as etapas.

No mais, uma boa gestão também faz uma análise do que pode dar errado, reconhecendo os pontos fracos da empresa e trabalhando para melhorá-los. Dessa forma, é possível tomar decisões claras e objetivas, aprimorando a qualidade dos produtos e serviços oferecidos. A gestão pode ser aplicada a qualquer negocio, seja ele simples ou que envolva muitos processos para ser concluído.

 

Qual é a importância da gestão de projetos?

Além de ter um controle sobre tudo o que acontece nos processos da sua empresa, a importância da gestão de projetos está também no aumento da produtividade e da flexibilidade da produção. Veja quais são os principais benefícios para a sua organização!

Melhor controle de prazos

Existem muitas ferramentas de gestão que auxiliam no controle de datas importantes, como compras de material, entregas de produtos aos clientes, entre outros. Além disso, se não for possível terminar alguma tarefa no dia estipulado, a gestão permite saber desse problema com antecedência e já tomar as soluções cabíveis.

Flexibilidade

Não é raro ocorrerem alterações e ajustes em qualquer tipo de projeto. Por esse motivo, é importante saber lidar com essas mudanças e cuidar para que elas não tenham um impacto negativo no processo. Sendo assim, as ferramentas de gestão farão essas modificações de forma segura e sem prejudicar os prazos.

Bom retorno sobre os investimentos

Ter o controle sobre os gastos e os lucros da empresa é uma tarefa difícil, se você não souber quanto custa cada etapa. Com softwares de administração financeira, você pode evitar algumas despesas desnecessárias, antecipar pagamentos e eliminar juros abusivos.

Percepção de valor

A importância da gestão de projetos também está na percepção do cliente em relação à empresa e do que ele espera dos serviços ou produtos fornecidos. Sendo assim, os setores de administração e de vendas podem se adequar às demandas do mercado.

Quais são as ferramentas utilizadas na gestão de projetos?

Existem diversos recursos, que podem ser on-line ou off-line, para ajudar a sua empresa na gestão de projetos e nas tarefas a serem executadas pelos colaboradores. Confira quais são os principais:

  • Podio: trata-se de uma rede social corporativa, que também apresenta algumas funções de gestão de projetos, como calendários interativos e organização de tarefas;
  • Teamwork: o teamwork permite gerenciar atividades e informa os prazos de entrega das tarefas para evitar atrasos. A interface é personalizável de acordo com as preferências de cada trabalhador, seguindo os padrões de produtividade de cada um;
  • Trello: o Trello é um Kanban digital, em que os projetos e atividades da empresa são apresentados em forma de quadros, que contêm listas de tarefas. Ao concluir alguma delas, o colaborador pode marcar como feita e adicionar algum comentário que seja necessário;
  • Delogic: com os softwares da Delogic, você pode centralizar os processos internos e controlar tarefas, documentos, informações, processos e pessoas da sua empresa em um só local. Todos eles têm fácil usabilidade e são customizáveis, além de se integrarem às necessidades internas da organização.

Como implantar a gestão de projetos na sua empresa?

Como você pôde perceber, a importância da gestão de projetos pode atingir muitas áreas da empresa, trazendo inúmeros benefícios para qualquer processo. Para começar a implantá-la na sua organização, veja o que precisa ser feito.

Tenha gestores qualificados na sua empresa

É fundamental contratar uma boa equipe de gestão, que já tenha experiência nos setores de atuação da sua empresa e que saiba como identificar os pontos fortes e fracos da organização. As decisões que serão tomadas por eles impactarão diretamente as atividades e o sucesso do seu negócio, então, tenha certeza de que eles conhecem os projetos a fundo.

Defina as metas

Ter metas bem definidas é tão essencial quanto contar com gestores eficientes. Comece elaborando os objetivos dos projetos da sua empresa e deixe-os claros para toda a equipe. Dessa forma, é possível propor os caminhos mais propícios para o bom desenvolvimento dos projetos.

Estipule os prazos por meio de cronogramas

É comum que um projeto já comece com uma data de entrega muito próxima, o que desmotiva a equipe, que sabe o quão difícil será se manter no prazo estabelecido. Diante disso, aparece a real importância da gestão de projetos: definir prazos possíveis e que prezem pela qualidade final dos produtos, e não apenas pela agilidade dos colaboradores. Utilizar cronogramas e calendários interativos proporciona uma melhor sintonia e um controle dessas datas importantes.

Monitore as fases do projeto

Outro ponto indispensável para uma boa gestão de projetos é o monitoramento, que deve ser realizado pelos líderes e gestores. Com isso, é possível detectar erros e inconsistências no processo, corrigindo-os antes de impactarem o todo. Elaborar relatórios sobre o andamento das atividades também é uma boa prática para identificar gargalos e dificuldades.

Estabeleça uma boa comunicação com as equipes

Ter uma boa comunicação com todos os setores da empresa evita mal entendidos e confusões na hora de executar certas atividades. Uma informação errada pode comprometer todo o projeto, o que pode ser evitado com um diálogo claro e objetivo.

Invista em programas de gestão

Os programas de gestão de projetos permitem a coleta de informações sobre o andamento das atividades e a eficiência de cada setor, facilitando a tomada de decisões e aumentando a produtividade do processo como um todo. Além disso, ter ferramentas de gestão online possibilita o acesso a esses dados de qualquer lugar.

A importância da gestão de projetos vai muito além do controle financeiro e do gerenciamento de equipes. Ela impacta diretamente o resultado das atividades, evitando atrasos nas datas estipuladas e prezando pela qualidade do produto final. Dessa forma, a empresa sai ganhando com processos mais organizados e clientes mais satisfeitos com os seus serviços.

Agora que você já sabe qual a importância da gestão de projetos para a sua empresa, confira também como utilizar o método Kanban e quais são os seus tipos!

Célio Silva

Sobre Célio Silva

Desenvolvedor de software apaixonado pelo que faz, com mais de 8 anos de experiência, na maioria em Java, desenvolvendo e criando aplicações com as últimas tecnologias, aprendendo e quebrando paradigmas um pouco a cada dia.

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