Veja 4 erros na gestão de processos e como evitá-los sem problemas!

Estruturar bem a rotina organizacional da empresa é uma vantagem competitiva significativa para todas as companhias. Para conseguir atingir esse objetivo, é necessário combater alguns erros recorrentes na gestão de processos. Neste post, vamos conhecer alguns deles e as respectivas soluções.

Pensando em incrementar os processos e o nível geral de organização da sua instituição, preparamos um conteúdo especial para que se familiarize com alguns dos equívocos cometidos na gestão de processos. Boa leitura!

1. Análise de uma quantidade reduzida de informações

O primeiro erro é dispensar um planejamento adequado para processos, o que leva a uma coleta ineficiente de dados úteis. Análises vazias de conteúdo, que levam em consideração apenas o que foi memorizado pelos gestores, não contribuem para uma gestão eficaz.

É importante consultar ativamente os colaboradores, que contam com informações detalhadas do cotidiano da empresa que podem não ser tão familiares para os gestores. Os colaboradores estão envolvidos diretamente na rotina produtiva da instituição e são capazes de oferecer feedbacks minuciosos sobre o que pode ser otimizado no gerenciamento dos processos da companhia.

2. Falta de comunicação na gestão de processos

A comunicação é essencial para que os setores se integrem e formem uma equipe competitiva. Quando há ruídos nessa comunicação, as atividades da empresa podem sofrer com diversos danos, como:

  • informações sobre datas-limite passadas de forma insatisfatória;
  • falha ao cumprir metas;
  • retrabalho.

A tecnologia ajuda nesse processo. Softwares integrados de gestão facilitam o cumprimento de tarefas, pois repassam aos colaboradores as áreas da empresa que necessitam de maiores cuidados e captam rapidamente as deficiências ocasionadas por um nível pobre de diálogo entre as diferentes equipes.

3. Investimento insuficiente em automação

Informatizar os processos é um método eficiente de aumentar a produtividade, economizar tempo e alocar colaboradores talentosos em áreas mais inovadoras da empresa, agregando valor e gerando produtos de qualidade.

Porém, muitos gestores acabam priorizando alterações pontuais em normas e diretrizes. A automação dos processos é uma ferramenta que acaba sendo desconsiderada ou implementada de modo precário por consultores pouco especializados.

Para expandir os negócios e conquistar novos clientes, é essencial investir em tecnologia e libertar profissionais qualificados de tarefas repetitivas e serviços burocráticos, como emitir notas fiscais ou elaborar planilhas. A automação otimizada resolve essas pendências, evita o retrabalho, integra os diferentes setores e ainda fornece relatórios robustos e detalhados de forma ágil.

4. Uso de planilhas ultrapassadas

O Excel e softwares em geral que trabalham com um modelo similar de planilhas já não são o meio mais eficiente para gerir os processos. Planilhas desatualizadas ocasionam riscos à segurança das informações, dados desatualizados e dificuldade em gerar gráficos para os relatórios periódicos.

A dificuldade ao acesso remoto, já que o programa exige a instalação, é outro fator que atrapalha um gerenciamento mais ágil das informações. O acesso às planilhas por meio de dispositivos móveis também é bastante problemático, pois esses arquivos não oferecem uma boa visualização em celulares e tablets, por exemplo.

Como vimos, alguns erros podem atrapalhar a organização adequada dos processos em sua empresa. Felizmente, a tecnologia de ponta é uma aliada para combater a ineficiência nesses contextos.

A implementação de softwares personalizados dedicados à melhoria da gestão de processos e a consultoria especializada ajudam os mais diferentes tipos de negócio — até para pequenas e médias companhias, que potencializam suas oportunidades com a transformação digital.

Gostou do artigo e quer continuar se informando sobre soluções em TI e gestão? Então, aproveite a visita e leia o nosso texto sobre os benefícios do sistema de gerenciamento integrado!

Rodrigo Cavallari

Sobre Rodrigo Cavallari

Desenvolvedor de software, trabalha com Desenvolvimento há 3 anos e respira programação.

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