O que é BPM e BPMN: entenda as principais diferenças

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Hoje, contamos com diversos tipos de representação gráfica para ajudar na gestão de diferentes tipos de processo. Porém, com tanta informação desencontrada disponível, pode ser difícil lidar com determinadas questões. Uma delas é a diferença entre BPM e BPMN.

Qual opção é a mais completa? O BPMN é um simples fluxograma? Pensando em fornecer respostas para questões desse tipo, preparamos um artigo destinado a elucidar as principais dúvidas sobre o tema. Confira!

O que é BPM?

O Business Process Management (ou Gestão de Processos de Negócio) é uma filosofia empresarial — diferente de uma metodologia — que combina o gerenciamento tradicional com as ferramentas inovadoras da tecnologia da informação. Ele se concentra na otimização dos resultados obtidos pelas companhias, atuando diretamente na melhoria dos procedimentos de trabalho.

Além disso, utiliza um conjunto de ferramentas destinadas a monitorar o andamento dos processos de forma mais ágil. Assim, os gestores poderão analisar e alterar as práticas de acordo com dados reais, dispensando a mera intuição.

O que é BPMN?

Já o Business Process Modeling Notation (ou Notação de Modelagem de Negócios) constitui uma série de ícones para o desenho dos processos, facilitando o entendimento de todo o panorama daquele projeto.

Por meio do BPMN, os processos são expostos de forma minuciosa, facilitando alterações para modificar o escopo original dos projetos e otimizar as rotinas.

Entre BPM e BPMN, qual utilizar?

Os profissionais que utilizam o BPMN contam com uma infinidade de ferramentas, softwares e outros recursos para desenhar seus processos com mais precisão o e para garantir que seu cliente receba os melhores e mais eficientes resultados alinhados à estratégia da empresa.

A maioria dos profissionais nesse campo utilizará algum tipo de software de modelagem para permitir que eles ilustrem e documentem, de maneira rápida e eficiente, os fluxos de processos existentes e desejados.

Para exemplificar a nossa afirmação de que o BPMN é uma opção mais robusta, podemos afirmar que, para operar corretamente as etapas e ocorrências dentro de um fluxo, um conjunto particular de símbolos (notações) é usado para representá-los, o que vai auxiliar diretamente na economia de tempo para todos os profissionais envolvidos. Esses agrupamentos são conhecidos como BPMNs.

Assim, podemos simplificar e definir o BPMN como uma notação poderosa que os consultores de BPM (uma ferramenta mais associada à gestão direta) seguem para modelar de forma mais ágil o processo de negócios. O BPMN 2.0 é o padrão e a modalidade mais utilizada nas empresas atualmente.

Porém, não significa que o BPM não seja, ainda, utilizado nas empresas. Vamos, agora, detalhar melhor o processo de utilização dessas ferramentas.

BPM

O tradicional método de caneta e papel do gerenciamento é repleto de inconsistências, brechas e erros humanos. Os aplicativos de BPM oferecem uma maneira de exercer mais controle sobre a gestão dos processos em sua organização.

Eles podem reduzir o tempo necessário para processar itens, melhorar a comunicação e obter mais supervisão sobre como um processo está funcionando em tempo real. Vamos conhecer as etapas de criação de um processo BPM!

Escolher o aplicativo apropriado

Aplicações de BPM são fáceis de usar se você escolher a plataforma certa, já que algumas plataformas de aplicativos BPM exigem que você conheça códigos ou seja bem versado em terminologia e notação de processos específicos.

Desse modo, é fundamental priorizar uma solução digital que não exija amplos conhecimentos em programação e, ainda assim, que se ajuste ao seu negócio. Vamos conhecer as etapas de criação de um processo BPM a seguir.

Projetar o formulário

Depois de instalar o aplicativo relacionado às práticas BPM, é possível personalizá-lo de acordo com suas necessidades. É viável, ainda, criar campos para preenchimento posterior, adicionar tabelas, agrupar dados semelhantes em seções e usar a lógica para criar um formulário abrangente.

Definir o fluxo de trabalho

A próxima etapa na personalização de seu aplicativo BPM é examinar o fluxo de trabalho. Aqui, você pode definir prazos, criar condições e modelar seu processo.

Conceder permissões de acesso

Caso deseje, nesse estágio, você pode aumentar a segurança dos dados do aplicativo de gerenciamento de processos de negócios, definindo o acesso baseado em função.

Você pode decidir se determinados campos devem ser editáveis, somente leitura ou ocultos para cada tarefa ou definir as permissões com base em tarefas individuais.

Monitorar o progresso

Aqui, é possível otimizar o seu software associado ao BPM, identificando gargalos e ineficiências. As notificações de status e o rastreamento de status permitem que você fique atualizado sobre o tempo estimado de conclusão.

BPMN

O que o BPMN realiza, essencialmente, é representar cada ação empresarial por meio de um símbolo específico. Vamos citar um exemplo: uma companhia que produz teclados e mouses e recebe um pedido de um determinado cliente.

O processo de condução desse pedido passa pelos orçamentos iniciais, pela fabricação dos componentes e pela mensuração do tempo necessário para a entrega final do produto. Depois, todas essas ponderações são reunidas e transformadas no envio da proposta ao cliente.

Se ela for aceita, são iniciados os procedimentos de venda. Cada um desses passos vai ser detalhado pelo diagrama BPMN com símbolos conferidos a cada processo, de forma a facilitar o entendimento para os diversos tipos de colaboradores.

Podemos identificar quatro símbolos importantes da notação BPMN 2.0, referentes a elementos que representam a condução dos procedimentos:

  • objetos de fluxo;
  • objetos de conexão;
  • swim lanes, representando os participantes e as tarefas delegadas;
  • artefatos que agregam documentação visual.

Diretamente relacionado aos objetos de fluxo, um fluxograma é popular na visualização de soluções passo a passo ou do fluxo de trabalho. Porém, a notação BPMN é mais poderosa, já que conta com uma ampla variedade de ícones e recursos para detalhar os processos mais complexos.

Além disso, o BPMN conta com um padrão mundial de notação gráfica, prático e intuitivo para o entendimento de todos os envolvidos. Vamos conhecer os passos para realizar a representação a seguir.

Definir as responsabilidades

Uma organização pode ser representada por uma raia, um dos tipos de swim lanes. Se você está projetando um processo interno, só precisa de uma delas. É possível atribuir tanto à sua empresa como a um determinado departamento uma raia.

Definir os participantes

Um participante pode ser representado por uma piscina (ou pool). Ela pode representar um papel ou uma posição e você vai especificar quem deve desempenhar a função ao iniciar seu fluxo de trabalho.

Desenhar o início do projeto

Um ícone, conhecido como iniciador, vai indicar a forma como os procedimentos começarão a operar. Esse elemento pode ser o envio de um simples e-mail, por exemplo.

Acrescentar tarefas

Esses elementos vão determinar a lógica geral do processo, definindo os caminhos que as atividades devem seguir. Os desvios devem ser indicados nessa etapa.

Revisar a representação visual

Por fim, é hora de percorrer tudo o que foi traçado e definir o que pode ser melhorado. Mudanças na delegação de trabalhos podem acontecer aqui.

Percebeu como cada um desses modelos gerenciais tem suas dinâmicas e usos próprios? Agora que você já sabe as diferenças essenciais entre BPM e BPMN, já pode começar a definir qual desses modelos de gestão se encaixa melhor em seu negócio. Porém, para implantar as boas práticas descritas aqui, uma boa ideia é procurar a ajuda de especialistas em gerenciamento e TI, que vão agregar valor e gerar inteligência de mercado para o seu negócio.

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Rodrigo Cavallari

Sobre Rodrigo Cavallari

Desenvolvedor de software, trabalha com Desenvolvimento há 3 anos e respira programação.

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