O que é workflow e por que adotar na sua empresa?

Nos dias de hoje, os relacionamentos profissionais necessitam de participação, empenho e entusiamos para que todos os processos sejam feitos com rapidez e qualidade. Além disso, uma boa gestão empresarial exige a otimização dos procedimentos da instituição, para que haja um alinhamento estratégico e eficaz. Nesse contexto, entender o que é workflow se torna imprescindível.

Para alcançar o sucesso em uma organização, se faz necessário o investimento em sistemas que possam otimizar os métodos e o fluxo de tarefas. O mapeamento dos fluxos de trabalho — ou workflows — surge como um grande aliado nesse processo.

Quer saber mais sobre o que é workflow e quais são os seus benefícios para a sua empresa? Continue a leitura deste artigo!

O que é workflow?

O workflow pode ser descrito como a automação de processos, em que as atividades da empresa passam de um colaborador ao outro, formando uma certa ordem e seguindo algumas regras preestabelecidas. Esse termo, vindo do inglês, pode ser traduzido como fluxo de trabalho.

Portanto, o workflow é o desenho das atividades presentes na sua empresa. Fazer o mapeamento desses processos é fundamental para melhorar a organização e qualidade da venda de produtos e serviços. O workflow não é só uma ferramenta de troca de informações internas, mas, sim, um passo a passo de tudo que é feito na empresa.

Como adotar o workflow?

Para iniciar a automação de tarefas na sua empresa, é necessário realizar uma análise minuciosa das funções desenvolvidas no empreendimento, para que seja escolhida a melhor maneira de gerenciamento. Outro ponto fundamental é mapear os processos corporativos da organização, pois, assim, fica mais fácil identificar os aspectos que necessitam de melhorias.

Para entender melhor o que é workflow e como adotá-lo no seu empreendimento, veja as suas divisões:

  • AD HOC: é um processo manual em que os itens são movidos com base nas regras estabelecidas pela empresa e quando for necessário;
  • administrativo: envolve a simplificação de processos burocráticos, tornando as informações mais simples;
  • produtivo: refere-se aos processos que têm intervenção humana ou não. Afinal, esses são os mais repetitivos e têm complexidade maior;
  • colaborativo: são os processos com trabalho cooperativo entre vários departamentos da empresa, com um objetivo em comum;
  • transacional: são atividades feitas de forma conjunta, mas em setores diferentes, para o que dá uma maior confiabilidade a todo o processo.

Um exemplo de workflow é o Marketing de Conteúdo. Ele não se trata apenas da criação de um bom texto para blogs, mas requer muitas etapas estratégicas. Na maior parte dos casos, há a colaboração de quatro profissionais diferentes:

  • o primeiro é o responsável pela pauta do material;
  • em seguida, o redator escreve o conteúdo;
  • depois, o revisor confere a gramática, a ortografia e a adequação à pauta;
  • por fim, o marketing digital otimiza o conteúdo para os sites de busca, como o Google, e faz a publicação no blog.

Quais os benefícios do workflow?

Uma das grandes vantagens desse processo é ter uma gerência com maior fluidez por proporcionar mais agilidade, pois ele determina com clareza quais as atividades são de responsabilidade de cada funcionário. Isso reduz o tempo gasto em cada função, permitindo que outros projetos possam ser antecipados. Confira outras vantagens do workflow:

  • fornece mais qualidade aos produtos e serviços;
  • economiza capital humano;
  • elimina algumas etapas desnecessárias;
  • ajuda a reduzir erros e retrabalhos;
  • deixa a comunicação interna mais simples.

Com o uso dessa estratégia, você verá o aumento da produtividade no seu empreendimento por meio da automatização das tarefas mais burocráticas e da diminuição da interferência humana. Mostre aos seus colaboradores o que é workflow e como ele gera uma maior confiabilidade nos dados e informações, resultando também na redução de falhas em decisões importantes para o futuro da sua empresa.

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Rodrigo Cavallari

Sobre Rodrigo Cavallari

Desenvolvedor de software, trabalha com Desenvolvimento há 3 anos e respira programação.

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