Otimize a cadeia produtiva com técnicas de mapeamento de processos

O gerenciamento eficiente de uma companhia requer o conhecimento aprofundado de seus processos e sua estrutura organizacional. A principal ferramenta para analisar os processos é o seu próprio mapeamento.

Neste post, vamos entender as principais funcionalidades e as técnicas de mapeamento de processos mais conhecidas. Continue a leitura e confira!

O que é a técnica de mapeamento de processos?

O mapeamento oferece a representação visual e fidedigna das atividades da cadeia produtiva de uma instituição por meio da análise de diversas funções da organização, identificando oportunidades de melhoria, otimização e simplificação para essas atividades. Com a análise metódica dos processos, é possível:

  • reduzir e eliminar o trabalho desnecessário;
  • combinar operações ou elementos;
  • modificar a sequência das operações para estabelecer prioridades;
  • otimizar as operações essenciais.

O mapeamento contribui para identificar as fontes de desperdício dentro das empresas, fornecendo um padrão comum para analisar os processos de manutenção, possibilitando ações de apoio ao cenário de mudanças e criatividade.

O mapeamento de processos é uma ferramenta fundamental para incrementar a produtividade das empresas. Mapear processos é, basicamente, reconsiderar toda a cadeia produtiva de uma organização para aperfeiçoá-la cada vez mais. É uma técnica inovadora que requer aplicação contínua para obter os melhores resultados. Com o trabalho constante, é possível evitar acomodação e baixa atividade dos setores compreendidos pelo mapeamento.

Se isso soa abstrato demais, vamos facilitar: o mapeamento de processos é uma ferramenta de gerenciamento que tem como objetivo aperfeiçoar os processos existentes ou de implantar uma nova estrutura voltada para as tarefas estruturais da empresa. É uma técnica concebida para elevar a performance.

Quais são as razões para implementar?

O mapeamento permite aos colaboradores da companhia visualizar mais claramente os pontos fortes e corrigir os pontos fracos. A técnica possibilita o gerenciamento de problemas como:

  • complexidades nas operações da companhia;
  • altos custos para operar;
  • falhas de integração;
  • atividade redundante e repetitiva dos colaboradores;
  • excesso de documentação.

Com a aplicação do mapeamento, a identificação dos pontos fortes e as fragilidades da empresa se torna mais fácil de visualizar. Processos redundantes e falhas de integração se tornam mais evidentes e a possibilidade de otimização é facilitada.

Mapear processos permite uma compreensão mais apurada sobre a estrutura dos negócios e aumenta a performance geral da instituição e dos colaboradores. Ao mapear os processos, é realizada a análise aprofundada das tarefas de valor agregado mais reduzidas e que produzem uma extensa e descartável documentação.

Quais são as técnicas de mapeamento de processos mais conhecidas?

Diversas técnicas podem ser implementadas para garantir um mapeamento de processos adequado e eficaz. Vamos conhecer algumas das ferramentas mais utilizadas no mercado.

5W2H

A sigla pode parecer complicada em princípio, mas a solução é bem intuitiva. Os dois primeiros caracteres se referem a cinco perguntas que, em inglês, se iniciam com a letra W. Então, temos:

  • who (quem?);
  • what (o que?);
  • when (quando?);
  • where (onde?);
  • why (por quê?).

Já os dois últimos se referem à resposta “como” (how) e “quanto custa” (how much) — expandindo o modelo anterior, 5WH1, que continha apenas o primeiro questionamento. Essa técnica, portanto, é uma guia que utiliza como base questões fundamentais para que os gestores compreendam cada etapa dos processos das instituições e proponham uma resposta a todas essas indagações.

BPM

Se relaciona à gestão de processos de negócio (Business Process Management). É um sistema abrangente de gerenciamento e transformação de operações organizacionais.

Segundo o autor Tadeu Cruz, em seu livro “Uso e desuso de sistemas de Worfklow”, o BPM é um agrupamento, constituído por metodologias e tecnologias, que permite que os processos de negócio realizem a integração entre diversas partes, como:

  • fornecedores;
  • clientes;
  • colaboradores;
  • parceiros;
  • influenciadores.

O objetivo é fornecer aos ambientes interno e externo da organização uma visão completa e integrada das suas operações e atividades.

Matriz GUT

É essencial para os gestores conhecerem a gravidade dos desafios que ocorrem cotidianamente. Essa ferramenta emprega uma classificação para cada etapa baseada em cada letra da sigla: Gravidade, Urgência e Tendência. A técnica possibilita a priorização de cada período, facilitando aos gestores estabelecer uma escala de foco de acordo com cada uma das etapas.

Como se destaca pela capacidade de priorização e atenção à gravidade e a urgência, a matriz GUT impede que os prejuízos se alastrem pelas diversas áreas da companhia.

Matriz BASICO

Infelizmente, não vai ser dessa vez que a sigla corresponde exatamente a uma palavra completa em português — em vez disso, se refere a seis conceitos: Benefício, Abrangência, Satisfação, Investimento, Cliente e Operacionalidade. A ferramenta analisa cada etapa do mapeamento de acordo com a relevância e a praticidade de cada uma.

Tal como ocorre com a matriz GUT, o foco é a priorização. Essa técnica se relaciona à redução de problemas e possibilita o corte de desperdícios de insumos e tempo. Se dedica à análise interna e externa dos aspectos mais relevantes da empresa.

Business Process Model and Notation (BPMN)

Em português, Modelo e Notação de Processos de Negócio. Trata-se de uma notação matemática que se utiliza de diversos ícones-padrão para representar processos de negócios. Com essa modelagem, é possível uma representação gráfica que facilita a visualização do processo.

Como pudemos ver neste post, o mapeamento de processos é uma estratégia poderosa e versátil que visa incrementar diversos trâmites de diferentes organizações, como:

  • empregar maior eficácia na tomada de decisões;
  • maior eficiência interna;
  • diferenciação em um mercado competitivo.

Segundo os autores Marcos Albertin e Viviane Guertzenstein, no livro Planejamento Avançado da Qualidade: sistemas de gestão, técnicas e ferramentas, a técnica de mapeamento de negócios e processos “contribui para entender, de forma clara e simples, como uma organização está operando, representando suas atividades em termos de entradas, saídas e ações”.

Sistemas informatizados de Planejamento de Recursos Empresariais (ERP) são exemplos de sistemas que trabalham com a lógica de processos, apontam Albertin e Guertzenstein. As técnicas de mapeamento de processos são, portanto, uma inovação robusta que beneficia diversos tipos de negócio e sistemas informatizados.

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