Plano de ação 5W2H: como fazer e quais são os seus benefícios?

Hoje, é possível encontrar muitas ferramentas e metodologias para gerenciar a sua empresa de forma mais precisa, porém, o gestor pode acabar se confundindo com tantas opções. Neste post, vamos apresentar o plano de ação 5W2H e seus diversos benefícios.

A sigla denomina uma estratégia de administração simples e versátil, que pode ser adaptada a diversos setores para agregar valor. Contudo, o que a nomenclatura significa, realmente, e como colocar o modelo em prática? Confira!

O que é o plano de ação 5W2H?

O termo se refere a uma sequência de ações projetadas para a execução de um projeto ou o alcance de uma determinada meta na companhia. Para implantar esse plano de ação, é necessário responder a sete perguntas. As cinco primeiras se iniciam com a letra W e as duas últimas começam com H — daí o nome da estratégia. Basicamente, temos:

  • who (quem?);
  • what (o quê?);
  • when (quando?);
  • where (onde?);
  • why (por quê?).

Já os dois últimos caracteres se relacionam às perguntas iniciadas com a letra H: how (“como”) e how much (“quanto custa”). É importante, ainda, notar que o 5W2H expande o modelo anterior, conhecido como 5WH1, que apresentava um único questionamento na segunda parte da estratégia.

Como elaborá-lo?

Um bom meio de iniciar é criando uma planilha ou utilizando um sistema de gestão, separando uma coluna específica para cada uma das perguntas e preenchendo as informações de acordo com a meta proposta e com cada ação que deve ser desenvolvida naquele processo. Na coluna “when”, por exemplo, é uma boa ideia inserir estimativas mais precisas para o início e o fim de uma tarefa.

A partir daí, outros campos podem ser introduzidos na planilha, além das sete perguntas que caracterizam o plano de ação. Dependendo da meta estabelecida, é possível inserir uma escala de desenvolvimento com o percentual de conclusão para que os gestores realizem o acompanhamento. Também é uma boa alternativa liberar uma coluna para comentários adicionais e observações.

Depois de mapear as metas, é o momento de realizar um diagnóstico preciso da situação geral da empresa. A avaliação desse cenário deve levar em conta as deficiências e as oportunidades de melhorias nos processos e a projeção de um estado futuro almejado pela companhia.

Porém, para que essas ações sejam realizadas de modo efetivo, é muito importante envolver toda a equipe no processo. É fundamental utilizar os colaboradores, desde a definição inicial de objetivos. Principalmente quando a tabela estiver pronta, leve o resultado para que os diversos setores conheçam o trabalho juntos.

Um bom método de disponibilizar os resultados é armazenando o arquivo na nuvem, o que facilita muito o compartilhamento geral. É interessante saber, ainda, que existem ferramentas mais sofisticadas que o Excel para gerenciar seus dados.

Quais são seus principais benefícios?

O 5W2H é uma ferramenta de uso simples, que confere objetividade à rotina empresarial — daí a sua importância. Ela pode ser adaptada a diferentes modalidades de negócio, em áreas diversas: pode ir do planejamento estratégico à gestão de riscos. Esse plano de ação é ideal para as empresas que querem atingir o crescimento sustentável, já que traz praticidade, agilidade e organização ao processo decisório. Com as informações mapeadas nessa estrutura, fica mais fácil visualizar o negócio como um todo.

Além disso, o registro dos dados incentivado por essa estratégia vai garantir um controle maior das tarefas da companhia e do status geral de conclusão. Isso pode significar uma economia robusta de tempo, já que as equipes não terão que retornar a pontos anteriores para reparar falhas que comprometam o projeto futuramente.

Como vimos no artigo, o 5W2H é um meio para distribuir melhor as tarefas entre os colaboradores, além de trazer organização geral aos processos da companhia.

Agora que você já entende o que é o plano de ação 5W2H, já pode implantá-lo em sua empresa e colher os resultados. É uma boa ideia, também, contar com consultores e profissionais especializados na área de gestão de projetos e tecnologia, pois soluções digitais de ponta podem alavancar o seu gerenciamento.

Se este conteúdo foi útil, que tal aproveitar a visita e ler como otimizar a sua cadeia produtiva com técnicas de mapeamento de processos?

Célio Silva

Sobre Célio Silva

Desenvolvedor de software apaixonado pelo que faz, com mais de 8 anos de experiência, na maioria em Java, desenvolvendo e criando aplicações com as últimas tecnologias, aprendendo e quebrando paradigmas um pouco a cada dia.

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