Sistema de gestão integrada: vale a pena investir?

Uma estrutura para integrar todos os processos e facilitar as tomadas de decisão em uma empresa poderia soar como fantasia distante há algum tempo. Com o desenvolver deste post, vamos entender como o sistema de gestão integrada já é realidade nas instituições.

O sistema de gestão integrada (SGI) é um instrumento para agregar e otimizar os processos e ferramentas em um panorama mais amplo. Nesse sentido, ele é superior ao já consolidado ERP (Enterprise Resource Planning — Planejamento de Recursos da Empresa), software que cumpre funções mais específicas de gestão.

Um programa ou sistema de gestão agregada assim fornece uma imagem nítida de todos os aspectos de gerenciamento da empresa e os riscos associados ao negócio. Ele permite aos gestores a criação de um plano mais definido de metas, a maximização de recursos e a monitoria às atividades dos concorrentes, por exemplo. Vamos conhecer mais sobre o sistema. Confira!

Quais são as características do SGI?

A estrutura de gerenciamento integrado é similar a um banco de dados robusto, que facilita a vida dos gestores ao permitir um sistema de coordenação centralizado e acessível para administrar múltiplos aspectos do desempenho organizacional. O SGI é versátil e não se atrela a um padrão estático de gestão.

Processos mais modestos como o QMS (Quality Management System — Sistema de Gestão de Qualidade), Environmental Management System (EMS — relativo à gestão ambiental) e Occupation Safety and Health (OSH — ligado à segurança e saúde), entre outros, são combinados e gerenciados por um SGI.

Assim, o escopo do projeto é amplo e destinado a cobrir assuntos relacionados à segurança do trabalho, recursos humanos, finanças, marketing e relações públicas, por exemplo, entre outros tópicos relevantes para os valores e objetivos da empresa.

Outra característica importante do sistema de gestão integrada refere-se às auditorias internas. Com o SGI, essas inspeções serão conduzidas em todos os setores do negócio simultaneamente, poupando tempo e recursos.

Com a implementação, outra boa notícia é não depender mais de extensa documentação e papelada espalhada por toda a instituição. A impressão de documentos e papéis é minimizada, garantindo a virtualização dos procedimentos.

O grande diferencial do sistema é a unificação do gerenciamento, evitando o repasse de informações desencontradas e possibilitando uma metodologia de trabalho que foca nos valores e metas da empresa. E sem esquecer das normas e legislações a serem cumpridas.

Quais são os benefícios do SGI?

Um sistema de gestão integrada beneficia sua organização por meio de uma gestão mais eficiente e direcionada à redução de custos. Ajuda a minimizar as interrupções causadas por várias auditorias externas e também cumpre um papel determinante no aumento do desempenho e na satisfação dos clientes.

Com a gestão agregada, todos trabalham em conjunto, com cada função alinhada por um único objetivo: desenvolver o potencial da empresa. Em vez de privilegiar unidades organizadas fechadas e sem comunicação, há um esforço coordenado.

Um sistema integrado fornece uma visualização clara e uniforme de todos os processos, como eles se influenciam mutuamente e os diversos riscos associados. Ajuda a combater a duplicação de atividades e torna bem mais fácil a adoção de sistemas complementares no futuro.

O SGI permite que sua equipe de gerenciamento desfrute de uma estrutura que emprega agilidade nos processos da companhia. Algumas atribuições reunidas do programa:

  • gerenciar as necessidades dos colaboradores;
  • monitorar os riscos e perigos;
  • reduzir as ineficiências e maximizar os recursos.

Como o SGI se diferencia do ERP?

Muitas páginas utilizam as duas nomenclaturas como sinônimas, mas não é tão simples assim. O ERP é um sistema integrado de gestão, mas nem todo SGI é um ERP. Podemos utilizar um exemplo para esclarecer. Vamos supor que uma empresa tenha unidades em vários países.

Cada uma dessas filiais vai precisar dos seus próprios materiais para operar. Um ERP vai ajudar o gestor a se certificar de que certos insumos não estão sendo desperdiçados e registrar os serviços prestados aos clientes.

Já o SGI vai além, pois vai oferecer aos gestores uma ferramenta que permite a unificação de todo esse conhecimento sobre os clientes e os materiais das filiais. A partir daí, funções dentro da empresa podem ser delegadas com mais conhecimento de causa de toda a operação.

Em suma: o SGI cobre uma quantidade maior de variáveis e concentra as informações mais objetivas para os gestores, com menos gastos. Já o ERP funciona melhor em nichos mais reduzidos de atuação. Mas ambos são complementares e uma junção é interessante para uma coordenação diferenciada dos processos.

Como garantir a eficácia do SGI?

Alguns processos são recomendados para incrementar a implementação do sistema de gestão integrada. Uma avaliação de riscos é essencial. É importante que essa análise aborde as percepções e ações dos consumidores, além de preocupações relativas à saúde e segurança dos colaboradores da instituição.

Um projeto de melhoria contínua também é indicado, focando em ações corretivas como eliminar as causas de acontecimentos indesejáveis e ações preventivas, que têm objetivo de prevenir situações que não estão em conformidade com os valores da companhia.

Por fim, é importante trabalhar a administração de normas e regulamentos em conjunto com SGI. Essas diretrizes se dedicam a verificar e garantir especificações de produtos, diretrizes e impactos sobre negócios.

Diversos tipos de sistemas relevantes podem ser incluídos em uma gestão integrada. Vamos citar alguns exemplos:

  • Qualidade (ISO 9001);
  • Ambiental (ISO 14001);
  • Saúde e Segurança Ocupacional (OHSAS 18001 e BS 8800).

Como foi possível perceber neste artigo, ao adotar um SGI, os gestores se comprometem com um programa robusto que otimiza todos os processos da empresa e ainda pode ser associado a um ERP para ampliar a produtividade dos negócios e dos colaboradores da instituição.

O SGI pode perfeitamente se integrar a outros sistemas já existentes, expandindo a capacidade de solucionar problemas. A gestão integrada não condiciona a empresa a um padrão amarrado e proporciona a análise dos diversos aspectos do negócio como um todo.

Em suma, um sistema de gestão integrada é relevante para qualquer organização, independentemente do mercado em que ela atue. Integrar vários processos em uma estrutura unificada de gestão possibilita uma abrangência sem igual.

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